Microsoft Access Database

GRAHITO

	Web maxpages.com

Microsoft Access adalah sistem database yang diciptakan oleh Perusahaan Microsoft yang dapat dengan mudah dibuat atau didesain sesuai dengan keinginan kita. Pada saat ini karena penggunaan word dan excel sudah biasa maka untuk mengembangkan pengetahuan dalam menyusun dan mengolah data akan lebih sempurna jika ditambah dengan pengetahuan pengolahan data dengan database Ms Access yang pertama pada Office 97, sekarang sudah menggunakan Office System yang digunakan pada Window XP. Perintah perintah yang mendasar pada penggunaan Ms Access tersebut adalah sama antara Access 97 sampai Access pada Windows XP Database ini bisa digunakan untuk mengontrol penjualan ataupun keperluan administrasi kantor yang sangat fleksibel, dan mudah untuk dibentuk karena kita bisa menggunakan Access Wizard yang dapat dipilih dari menu.

To get my other website about Chemical for Printing Bahan Kimia Sablon

1.1 Mengapa sistem Database Menjadi Penting

Sistem Database sangat penting untuk mengendalikan dan menyimpan data data pengeluaran, pemasukan, penyimpanan gudang, sampai sistem sumber daya manusia. Pada perdagangan diperlukan pengontrolan pada Pembelian Barang, Pengendalian Piutang, Inventory Control, Mengembangkan dan analisa penjualan sales dan lain lain.

Pada sistem Kepersoliaan/Sumber Daya Manusia diperlukan sistem database yang dapat mengontrol performance tiap karyawan, sistem pelatihan karyawan, sistem penggajian, administrasi asuransi, administrasi dana pensiun, dll. Semuanya membutuhkan sistem database yang spesific sehingga mudah untuk melihat data, dan akhirnya untuk mengambil keputusan yang tepat.

Pada Perbangkan membutuhkan sistem database yang disertai dengan keamanan yang tinggi, pada Ms Access ini juga terdapat fasilitas keamanan untuk multi user yang hanya bisa dibuka oleh administrator dan user yang bersangkutan saja. Nanti akan kami berikan contoh contoh progam sederhana yang berhubungan dengan database yang spesifik tersebut.

Sistem pengaturan data pada internet yang sekarang sedang anda gunakan baik dengan database sederhana maupun database yang kompleks. Mesin penjawab email anda secara otomatis, program penyimpan alamat alamat email pengunjung dll. Ini semua menggunakan sistem database yang merupakan alat penyimpan yang terstruktur dan sistematis.

1.2  Pengetahuan Dasar Yang dibutuhkan

Kebutuhan seseorang yang diperlukan untuk dapat memulai belajar Access tidak terlalu tinggi, antara lain paling tidak biasa menggunakan Windows dan Microsoft Office Word dan Excel:

• Dapat menggunakan Mouse dan Keyboard
• Bekerja dengan Flopy Disk.
• Membuka dan Menyimpan File di Hard Disc dan Flopy Disk
• Mengatur File di Hard Disk
• Menjalankan Program Windows dari menu Start.
• Mengecilkan dan Memaksimalkan jendelan Windows.

 

2 Gambaran Database Database yang Ada sekarang

Pertama kali sistem database digunakan pada sekitar tahun 1960-an sampai 1970-an dimana sudah mulai menggunakan sistem jaringan dengan file file data flat. Metoda penyimpanan data ini relatif tidak fleksibel karena struktur yang kaku dan berat untuk digunakan pada program aplikasi.

Pada akhir tahun 1970-an, lahirlah model database yang saling berhubungan yang dijual oleh IBM DB2 dan Oracle. Model database yang saling berhubungan ini berarti bahwa data data yang ada dalam penyimpanan saling berhubungan atau nanti biasa disebut dengan “relationships”.

Pada database yang berhubungan seperti pada Sybase, Oracle, IBM DB2, MS SQL Server dan MS Access, data disimpan dalam tables yang mempunyai satu atau lebih kolom dimana pada Access disebut sebagai “field”. Data yang disimpan pada kolom itu merupakan data tunggal seperti Kata, Nomer atau Tanggal. Sekumpulan data yang sama dalam satu kolom disebut sebagai “record” atau row  tabel. 

Pada tabel yang berbeda (yang lain) dapat mempunyai/menyimpan data yang sama. Sifat inilah yang disebut sebagai tabel yang mempunyai relationship.  Nilai pada kolom utama pada suatu tabel berbagi dengan tabel yang lain.

Dibawah ini adalah contoh dua tabel pada data Bank yang mempunyai “relationship” :

Tabel 1. Nasabah

NasabahID	Nama	Alamat	Kota	Kabupaten	Kode Pos
Number	Character	Character	Character	Character	Character
1001	Suryanto	Jl. Gagak Raya 3	Bandung	Bandung	54110
1002	Murtini	Jl. Singadilaga 4	Cimahi	Bandung	54111
1003	Daryanto	Jl. Lengkong Raya  3	Bandung	Bandung	54112
1004

Tabel 2. No. Rekening

NasabahID	RekeningID	Tipe Account	Tanggal Masuk	Saldo
Number	Number	Character	Date	Number
1001	9987	Check	10/12/1989	4000000.00
1001	9980	Nabung	10/12/1989	200000.00
1002	8811	Nabung	01/05/1992	100000.00
1003	4422	Check	12/01/1994	6000000.00
1003	4433	Nabung	12/01/1994	900000.00
1004	3322	Nabung	08/22/1994	50000.00
1004	1122	Check	11/13/1988	800000.00

Antara tabel Nasabah dan tabel  No. Rekening ada data yang sama yaitu NasabahID, NasabahID yang sama menunjukkan nama, alamat, kota, kabupaten dari orang yang sama.

Pada masing masing kolom mempenyai tipe data tertentu: Character, Number atau Date. Tipe data ini menunjukkan tipe data yang bisa disimpan pada kolom tersebut.

• Number – bisa menyimpan Nomor, yang mungkin bilangan desimal.
• Character – bisa menyimpan nomor, kata dan tanda tanda baca. Access menyebut ini sebagai tipe data Text.
• Date – hanya bisa menyimpan tanggal dan waktu (jam). 

Pada beberapa database yang lain mempunyai tipe yang lain seperti gambar (Foto atau data lain). Tetapi ketiga jenis data tersebut adalah yang paling sering digunakan.

Masing masing tabel mempunyai kolom tertentu yang disebut sebagai Key yang digunakan sebagai indentifikasi unik pada baris atau data dalam tabel. Nilai pada kolom key ini tidak akan bisa diduplikasi (dobel).  Pada tabel Nasabah, NasabahID adalah key unuk Nasabah dan pada tabel No. Rekening, RekeningID adalah key pada tabel tersebut. 

Pada setiap tabel yang berisi informasi khusus harus dibuat key sehingga tabel yang lain akan mudah untuk mengacu pada tabel tertentu untuk mendapatkan data dengan hanya menunjuk pada key tabel. Untuk tiap satu tabel berisi satu key jadi kita harus menentukan informasi yang spesifik untuk masing masing tabel.

Misal kita membuat tabel Pembeli, kita membuat key PembeliID. Tabel Pelanggan ini berisi informasi pembeli, misal Nama Pembeli, alamat pembeli, nomor telepon, nomor Fax, Nama toko, dll. Untuk tabel Barang kita bisa beri key BarangID, dimana informasi yang dimasukkan dalam tabel Barang ini adalah Nama Barang, Satuan Penjualan, Kategori Barang, Harga Beli dan Harga Jual.